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会議録(平成28年10月11日)

会  議  録

審議会名

杉戸町情報公開・個人情報保護審議会

開催日時

平成28年10月11日(火)午後3:30~4:30

開催場所

杉戸町役場 本庁舎1階会議室

会議の議題

1.平成27年度情報公開制度・個人情報保護制度の運用状況について

2.杉戸町個人情報保護条例第9条第2項第3号に基づく外部提供について

公開・非公開の別

公開 (傍聴者数   0人)

(非公開の場合理由)

出席委員氏名

・満木 祐子 ・坪田 光治 ・金子 洋子 

・稲庭 清 ・廣井 慎一 ・白石  正 

・元木 崇司   

審議の概要

別紙のとおり

 

 


 

杉戸町情報公開・個人情報保護審議会会議録

 

1 日 時  平成28年10月11日(火)午後3時30分から午後4時30分まで

 

2 場 所  杉戸町役場本庁舎1階会議室

 

3 出席者  満木委員、坪田委員、金子委員、稲庭委員、

              廣井委員、白石委員、元木委員

 

4 傍聴人  なし

 

5 概要

  (1)開 会

  (2)副町長あいさつ

(3)自己紹介

(4)会長及び副会長の選出

     会長 満木委員、副会長 坪田委員

  (5)会長あいさつ

  (6)会議録署名人の指名

     坪田委員、稲庭委員

 

6 議 事

1.平成27年度情報公開制度・個人情報保護制度の運用状況及び2.杉戸町個人情報保護条例第9条第2項第3号に基づく外部提供についてについて

  <総務課の説明>

はじめに情報公開・個人情報保護審議会にて取り扱う議事についてご説明いたします。審議会で取り扱う議事には2つの種類があります。杉戸町の情報公開条例及び個人情報保護条例中に審議会の意見を聴くと規定されているものを「諮問事項」と言い、条例中に審議会に報告すると規定されているものを「報告事項」としております。「諮問事項」については会議を開催し、審議会としての意見をとりまとめ町長に「答申」という形で回答します。「報告事項」については会議又は文書にて委員の皆様に報告することとなります。

なお、本日の議事については2つとも「報告事項」となります。

それでは、本日の議事であります「平成27年度情報公開制度・個人情報保護制度の運用状況について」及び「杉戸町個人情報保護条例第9条第2項第3号に基づく外部提供について」は関連ある事項となりますので一括して私からご報告いたします。

先日お送りした資料を元に、まずは、昨年度の運用状況を説明いたします。

資料の表紙を1枚めくっていただき報告1をご覧ください。

1.情報公開請求・申出の受付処理件数ですが、請求が9件で、そのうち公開が5件、部分公開が4件、非公開が0件でした。

申出は、請求が10件で、そのうち公開が5件、部分公開が5件、非公開が0件でした。

 合計で、受付件数が19件で、公開が10件、部分公開が9件、非公開が0件でした。

 表の下に説明もございますが、請求とは、平成11年4月1日以降に作成又は取得した町政情報で、町内に住所を有する者等が請求したものをいいます。

申出とは、平成11年4月1日以前に作成又は取得した町政情報の請求や、町内に住所を有しない者等(主に町外の企業)から申出があったものをいいます。杉戸町情報公開条例第13条の規定から、条例で公開できるもの以外についても、応じるように努めなければならないとなっています。

 なお、公開とは請求した内容をそのまま公開する場合で、部分公開とは請求した内容のうち一部が非公開になりその部分を除いて公開する場合で、非公開は請求した内容を全部公開しない場合を言います。

 実施機関別処理件数については、平成27年度は、町長部局が16件、教育委員会が1件、選挙管理員会が2件でした。

情報公開請求・申出の処理状況については、資料を1枚めくっていただきまして、右側のページからの資料1、平成27年度情報公開請求(申出)受付処理状況で詳細について、記載させていただいております。

 この中で部分公開が9件ありますが、個人情報、印影の情報を除いて公開したためです。

 続きましてページをお戻りいただきまして報告1の2ページ目をご覧ください。

2.自己情報開示請求の受付処理件数ですが、受付件数が11件で、開示が9件、部分開示が0件、非開示が2件でした。

自己情報開示等請求の処理状況については、今度は資料を2枚めくっていただきまして右側のページからの資料2、平成27年度自己情報開示等請求の受付処理状況で詳細について、記載させていただいております。

なお、非開示の2件については、住民票と印鑑登録証の交付申請書の開示請求があったものですが、どちらも請求期間には交付申請がなかったため文書不存在を理由として非開示となったものです。

続きまして、ページをお戻りいただきまして再び報告1の2ページ目をご覧ください。

3.不服申立て処理件数は、0件でした。

不服申立とは、情報公開請求及び自己情報開示等請求に対して町が部分公開や非公開等の決定をした場合にその決定を不服としてなされる申立です。

続きまして4.個人情報保管等登録票の届出件数については、平成27年度中の新規登録届出件数87件、廃止届出件数53件で、平成28年3月31日現在1,515件が登録されています。

また、平成27年度中の登録票の変更届出件数は84件でした。

個人情報保管等登録票とは、杉戸町個人情報保護条例第7条第1項の規定に基づき実施機関が個人情報の保管等をする場合にあらかじめ登録することになっているものです。

平成27年度の届出については、マイナンバー制度の開始が主な原因となっております。

個人情報保管等登録票の届出件数については、今度はページを3枚めくっていただきまして、右側のページの資料3に先ほどの新規、廃止及び変更の届出件数の各課ごとの内訳を記載しております。

口頭での補足で大変恐縮ですが、表の一番左に課名が記載されていると思いますが、その一番下の「行政委員会」との記載でございますが、「行政委員会」とは選挙管理委員会や公平委員会等の総称となりますので、今回「行政委員会」として変更届出が2件ありますが、こちらは具体的には選挙管理委員会分としての2件でございます。

続きまして、ページをお戻りいただきまして再び報告1の2ページ目をご覧ください。

 5.個人情報目的外利用・外部提供についてですが、目的外利用登録は新規登録届出件数が2件で平成28年3月31日現在の登録件数は、166件となっております。外部提供は新規登録届出件数が1件で平成28年3月31日現在106件登録されています。

 目的外利用とは、保有する個人情報を当初の利用の目的の範囲を超えて利用することで、役場の内部で他の課の業務に利用することを言います。

 外部提供とは町以外の機関へ個人情報を提供することで、国や県の機関、他市町村等へ個人情報を提供することを言います。

 最後に、資料の最後のページの報告2をご覧ください。

この報告2の1ページと2ページに先ほどご説明いたしました目的外利用及び外部提供として新規に登録された3件を一覧にして掲載しております。

 3件ともに法令等の定めにより目的外利用及び外部提供するものとなります。

また、報告2の2ページ目、資料の裏表紙にあたる部分になるかと思いますが、そちらの真ん中の表が杉戸町個人情報保護条例第9条第2項第3号に基づく外部提供の一覧となっております。

個人情報保護条例第9条第2項第3号には「町民の生命、身体又は財産に対する安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められる」場合には個人情報を外部提供できると規定されており、同じく第9条第4項の規定により審議会に報告するものです。

 内容としては、幸手市のグループホームに入所されている障がい者の方、この方はもともと杉戸町の方で杉戸町の福祉課にて対応させていただいていた方となりますが、その方が交通事故にあい、その保険金の請求手続等に成年後見人が必要となり幸手市がその申立をするのに必要な情報である障害の程度等が記載された「更生指導台帳」を幸手市に提供したものでございます。

以上で、平成27年度情報公開制度・個人情報保護制度の運用状況について」及び「杉戸町個人情報保護条例第9条第2項第3号に基づく外部提供について」のご報告を終了いたします。

 

<会長>

  ただ今、担当の方から説明がありましたが、ご質問等ございますでしょうか。

 

  <委員>

  報告1の実施機関別処理件数において、実施機関に固定資産税評価委員会が入っていないですが、こちらも件数0でよろしいですか。


  

    <総務課>

     はい。


  

    <委員>

    資料1、平成27年度情報公開請求(申出)受付処理状況のNo.8・No.10における、実施機関と担当は逆ではないですか。また、同じくNo.19において実施機関は記載されているが、担当機関が記載されていないのでここは何々課と記載するべきではないですか。

  

<総務課>

    1つ目の質問に対しましては、次回から検討させていただきたいと思いま

す。2つ目の質問に対しましては、課名を本来は記載するべきでありました。

補足説明といたしまして、No.19は学校教育課が担当いたしました。

 

  <委員>

    資料2・平成27年度自己情報開示等請求の受付処理状況において2つの非開示の決定がありますが、補足説明では文書不存在という説明でした。しかし、非開示という決定であると、不服申立制度によって適用できてしまいます。それならば、条例改正し文書不存在という規定を用いて対応するべきではないですか。

  

<総務課>

    非開示決定通知書の非開示理由の覧に、文書不存在と記載し対応しております。また、口頭によって非開示理由を説明しております。今後の条例改正につきましては、国の法律の規定等を確認しながら対応して行こうと考えております。

 

  <委員>

    平成27年度個人情報外部提供一覧において、住民基本台帳を自衛隊法施行令に基づき公開していますが、どのような方法で外部提供したのですか。

 

  <総務課>

    自衛隊に入隊する適齢者の方を、住民基本台帳データから抽出し氏名、住所、性別、生年月日を一覧表の電子データにし、自衛隊に提供しております。

 

  <委員> 

    磁気データで提供しているのですか。

 

  <総務課>

紙にデータを落とし込み提供しております。

 

  <委員>

    個人情報の提供については氏名、住所、性別、生年月日のみですか。

 

 <総務課> 

はい。

 

<委員>

  住民基本台帳から抽出し電子データにすることで、経費はかかっているのですか。

 

<総務課>

  内部で作成しているため経費はかかっておりません。

 

<委員>

  マイナンバー登録票は資料3・個人情報保管等登録票の届出件数に入るのですか。

 

<総務課>

  はい、入ります。

 

<委員>

    今日出したマイナンバー登録票は、総務課が取り扱うのですか。

    

<総務課>

    総務課と会計課で取り扱います。

  

<委員>

    マイナンバー登録票は新規又は変更のどちらなのですか。

 

  <総務課> 

    変更です。

  

<委員>

    会計課でマイナンバー登録票の原本を保管するのですか。

 

  <総務課> 

    原本は総務課で保管し、電子データを会計課が持っています。

 

  <委員>

 平成27年度個人情報目的外利用一覧において、空き家の所有者を特定するために個人情報が利用されていますが、空き家対策はいつから始まったのですか。

 

  <総務課>

    以前から対策はなされていましたが、法令に基づいて個人情報が提供されたのは昨年の7月からということだと思います。

 

<委員>

  空き家対策として、相続人の調査等を行っているのですか。

  

  <総務課>

    実際には、空き家の近隣の住民の方々から何か苦情が来た際に、相続人の調査をすることで、空き家対策を行っております。 

 

  <委員>

    空き家を抽出し、データで一覧にするようなことはしているのですか。

 

  <総務課>

    今現在は、そういった対応はしていないと思います。

  

 

<委員>

   町内の空き家をすべて把握しているのですか。

 

<副町長>

   空き家に関しましては、空き家対策特別措置法が昨年度施行され、現在は住民参加推進課が各区長さんと連携しながら、空き家の把握をしております。今の所、空き家のおおむねの把握は出来ております。

 

 <委員>

   杉戸町個人情報保護条例第9条第2項第3項に基づく外部提供一覧において、幸手市に障がい者の個人情報を提供していますが親族の方がいればその方が成年後見人の申立ができると思うのですが、親族の方は一切わからなかったのでしょうか。

 

  <総務課>

    担当課によりますと、障がい者の親族の方が係わりを拒否しているということです。

 

  <委員>

   これは今年ですか。

 

 

  <総務課>

   はい。

 

  <委員>

   この個人情報は台帳等で管理しているのですか。

 

  <総務課>

   はい。

 

  <委員>

   どこで保管しているのですか。

 

  <総務課>

   福祉課で保管しております。

  

<委員>

   障がい者の方、全員の個人情報を管理しているのですか。

  

<総務課>

   はい。

 

  <委員>

   自己情報開示等請求の受付処理状況において、非開示の理由として文書不存   在があげられましたが、文書不存在による異議申立ては出来るのですか。

 

  <総務課>

   可能ではないかと考えています。

 

  <委員>

   他の自治体では、文書不存在で決定している自治体もあるのではないですか。

 

  <総務課>

   あると思います。

 

  <委員>

   自治体の条例として、文書不存在という決定内容を盛り込むことは可能ではないですか。

  

  <総務課>

   可能です。

 

  <委員>

   住民の交付申請書(過去3年分)が同じ日に請求を受け、片方は開示、片方は非開示になっていますがどういうことですか。

  

  <総務課>

   別々の案件のためこのようになっております。

 

  <委員>

   処理状況から見て、どう見ても個人情報であるもの以外は情報公開しているということですか。

  <総務課>

   基本的にはそのように対応しております。

 

  <委員>

   資料から見ると、企業からの情報公開が多くなっているのですか。

 

  <総務課>

   最近の情勢から、企業からの情報公開が多くなっております。

 

  <委員>

   企業の工事が終わった後に、情報公開しているのですか。

 

  <総務課>

   はい。

 

  <委員>

   資料1のNo.7において議員の給与の月額が情報公開されていますが、給与明細等を公開しているのですか。

  

  <総務課>

   そういうわけではなく、条例で規定されている給与を公開しました。

 

 

  <委員>

   資料1、No19において部分公開と記載されていますが、適用の欄が記載されていないのはなぜですか。

  

  <総務課>

   こちらの不手際でございます。摘要の欄には、個人の氏名が入ります。

 

  <委員>

   情報公開の「請求」と「申出」では公開される内容に差はあるのでしょうか。

 

  <総務課>

   特に差はありません。

 

8 閉 会

 

 

 

 

                  

音声ファイル:再生する
更新日:2016年12月07日

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