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会議録(平成30年10月10日)

会  議  録

審議会名

杉戸町情報公開・個人情報保護審議会

開催日時

平成30年10月10日(水)午後3:30~4:20

開催場所

杉戸町役場 本庁舎1階会議室

会議の議題

(1)平成29年度情報公開制度・個人情報保護制度の運用状況について

公開・非公開の別

公開 (傍聴者数   0人)

(非公開の場合理由)

出席委員氏名

・満木 祐子 ・稲葉 光男 ・大橋 登喜夫

・金子 洋子 ・廣井 慎一 ・佐藤 敏行

・吉倉 信広  

審議の概要

別紙のとおり

 

 

 


杉戸町情報公開・個人情報保護審議会会議録


 


1 日 時  平成30年10月10日(水) 午後3時30分から午後4時20分


 

2 場 所  杉戸町役場本庁舎1階会議室



3 出席者  ・満木委員 ・稲葉委員 ・大橋委員 ・金子委員


・廣井委員 ・佐藤委員 ・吉倉委員



4 傍聴人  0人



5 概要


  (1)開 会


(2)町長あいさつ


(3)会長及び副会長の選出


    満木会長、稲葉副会長(委員の互選により)


  (4)会議録署名人の指名


      稲葉副会長、大橋委員

 


6 議 事


(1)平成29年度情報公開制度・個人情報保護制度の運用状況について

 

<総務課の説明>

   報告に入るまえに、情報公開・個人情報保護審議会にて取り扱う議事についてご説明いたします。審議会で取り扱う議事には2つの種類があります。杉戸町の情報公開条例及び個人情報保護条例中に審議会の意見を聴くと規定されているものを「諮問事項」と言い、条例中に審議会に報告すると規定されているものを「報告事項」としております。「諮問事項」については会議を開催し、審議会としての意見をとりまとめ町長に「答申」という形で回答します。「報告事項」については会議又は文書にて委員の皆様に報告することとなります。

なお、本日の議事については「報告事項」となります。

それでは、本日の議事であります「平成29年度情報公開制度・個人情報保護制度の運用状況について」私からご報告いたします。

初めに、資料の訂正をさせていただきます。

先日お送りした資料「平成29年度情報公開制度・個人情報保護制度の運用状況について」の2ページ目をお開きください。一番上の2.保有個人情報開示等請求の受付処理件数の表の下に「非開示の2件については、・・・」とありますが、正しくは「非開示の6件については」となります。大変お手数ながらご訂正いただくようお願いいたします。申し訳ございませんでした。

それでは、資料を元に、昨年度の運用状況を説明いたします。

1ページ目の資料をご覧ください。

1.情報公開請求・申出の受付処理件数ですが、請求が10件で、そのうち公開が8件、部分公開が2件、非公開が0件でした。

申出は5件で、そのうち公開が1件、部分公開が3件、非公開が1件でした。

    合計で、受付件数が15件で、公開が9件、部分公開が5件、非公開が1件でした。

    表の下に説明もございますが、請求とは、平成11年4月1日以降に作成又は取得した町政情報で、町内に住所を有する者等が請求したものをいいます。

申出とは、平成11年4月1日以前に作成又は取得した町政情報の請求や、町内に住所を有しない者等(主に町外の企業)から申出があったものをいいます。杉戸町情報公開条例第13条の規定から、条例で公開できるもの以外についても、応じるように努めなければならないと規定されています。

    なお、公開とは請求した内容をそのまま公開する場合で、部分公開とは請求した内容のうち一部が非公開になりその部分を除いて公開する場合で、非公開は請求した内容を全部公開しない又は公開できない場合を言います。

    実施機関別処理件数については、平成29年度は、15件すべてが町長部局での処理でした。

情報公開請求・申出の処理状況については、3ページ4ページの別紙1、平成29年度情報公開請求(申出)受付処理状況で詳細について、記載させていただいております。

    この中で部分公開が5件ありますが、個人情報、印影の情報を除いて公開したためです。

    また、非公開が1件ありますが、こちらは文書不存在によるも 

   のです。

    続きましてページをお戻りいただきまして2ページをご覧くだ

   さい。

2.保有個人情報(自己情報)開示等請求の受付処理件数ですが、請求が18件で、開示が9件、一部開示が3件、非開示が6件でした。

保有個人情報開示等請求の処理状況については、5ページ6ページの別紙2、平成29年度保有個人情報開示等請求の受付処理状況で詳細について、記載させていただいております。

なお、非開示の6件については、住民票と印鑑登録証の交付申請書の開示請求があったものですが、いずれも請求期間には交付申請がなかったため文書不存在を理由として不開示となったものです。

続きまして、ページをお戻りいただきまして再び2ページをご     

覧ください。

3.不服申立て処理件数については、0件でした。

不服申立とは、情報公開請求及び保有個人情報開示等請求に対して町が部分公開や非公開等の決定をした場合にその決定を不服としてなされる申立です。

続きまして、4.個人情報保管等登録票の届出件数については、平成29年度中の新規登録届出件数5件、廃止届出件数2件で、平成30年3月31日現在1,529件が登録されています。

また、平成29年度中の登録票の変更届出件数は44件でし 

た。

個人情報保管等登録票とは、杉戸町個人情報保護条例第7条第1項の規定に基づき実施機関が個人情報の保管等をする場合にあらかじめ登録することになっているものです。

個人情報保管等登録票の届出件数については、7ページの別紙3に先ほどの新規、廃止及び変更の届出件数の課ごとの内訳を記載しております。

7ページの表で内田保育園の変更が40件となっておりますが、こちらにつきましては、平成28年度末で内田保育園が閉園になったことに伴い書類の保管課が子育て支援課に変更になったものです。

    続きまして、ページをお戻りいただきまして再び2ページをご 

   覧ください。

    5.個人情報目的外利用・外部提供についてです。

目的外利用とは、保有する個人情報を当初の利用の目的の範囲を超えて利用することで、役場の内部で他の課の業務に利用することを言います。

    外部提供とは町以外の機関へ個人情報を提供することで、国や県の機関、他市町村等へ個人情報を提供することを言います。

目的外利用登録は新規登録届出件数・廃止届出件数ともに0件で平成30年3月31日現在の登録件数は、169件となっております。外部提供は新規登録届出件数が7件、廃止届出件数が1件で平成30年3月31日現在1  13件登録されています。

    最後に、9ページの別紙4をご覧ください。

9ページから12ページに先ほどご説明いたしました目的外利用及び外部提供として新規登録及び廃止の届出のあったものを一覧にして掲載しております。

    10ページ11ページの外部提供の新規登録7件のうち6件は法令等の定めにより外部提供するもの、残りの1件、具体的には10ページの表一番上の農地基本台帳となりますが、こちらにつきましては平成28年度に開催した審議会で意見を聴いた結果に基づいて外部提供するものとなります。

   以上で、平成29年度情報公開制度・個人情報保護制度の運用 

  状況についての報告を終了いたします。

 

<会長>

  この件についてご質問のある方は、お願いいたします。


<委員>

    先ほどの報告の中にあった、目的外利用とは例えばどのようなものでしょうか。


<総務課>

    目的外利用とは、保有する個人情報を当初の利用の目的の範囲を超えて利用することで、役場の内部で他の課の業務に利用することを言いますが、具体的には、町民課で収集した住基情報を他の課の業務で利用する場合などです。


<委員>

    災害時に手助けがいる一人暮らしの高齢者、介護保険の適用がある人等の情報を災害救助の観点から民生委員さんなどに情報提供することもあるのですか。


<総務課>

    ちょうどタイムリーな話になるのですが、資料の11ページの表の一番下の115番に避難行動要支援者名簿というのがあり、消防機関や警察署等に情報を提供するようになっています。役場組織以外への提供となるので個人情報の外部提供という扱いになっています。

    

<委員>

    情報公開の部分公開については、何号該当で適用されるものとして、簡単に判断ができるものということだったのでしょうか。


<総務課>

    町として、そのように判断しました。例えば(情報公開条例第6条)第2号は個人情報の不開示なので、個人の氏名や住所等を黒塗りにしました。


<委員>

    情報公開請求で部分公開となっているものは、ほとんど個人情報の関係でしょうか。


<総務課>

    一番多いものは個人情報です。それから資料で(情報公開条例第6条)第1号となっているものは法令の規定により開示することができないとなっているものです。

 

<委員>

    保有個人情報の関係で資料5ページの一番下に「職員による評価は不開示」とありますが。


<総務課>

    こちらも条例に規定があるのですが、こういったものを開示してしまうと評価者が素直に評価ができなくなるおそれがあるため不開示にできることになっています。

 

<委員>

    情報公開請求する際に、公開を求める文書の特定を、どのように書けばよいのかというのが問題としてあると思うのですが、そのような場合に相談できる窓口はあるのでしょうか。



<総務課>

    情報公開の請求の受付窓口は総務課の議会法務文書担当になりますが、文書を保有している担当課がわかっているのであれば事前に担当課に相談のうえ請求する文書名を確認していただいて総務課の窓口にお越しいただくのが一番はやい方法ではないかと思います。

 

<委員>

    情報公開で、町内の方による請求と町外の方による申出とでは対応に違いはあるのでしょうか。


<総務課>

    条例では、請求と申出とは別ものとなっていますが、現実的には同様の対応をしています。


<委員>

    不服申立はなかったということなので、部分公開等に対して不服ということはなかったということでしょうか。


<総務課>

    そのように認識しています。


<委員>

    部分公開の決定の際には、条例の何号の例えば個人情報により公開できないというような理由は書いてあるのでしょうか。


<総務課>

    はい、理由の記載をしています。

 

<委員>

    公開の方法についてですが、閲覧や写しの交付また料金体系についてはどのように決定されているのでしょうか。


<総務課>

    まず、閲覧と写しの交付については選択制ということで請求等の段階で選んでいただいています。また、料金については実費負担ということでコピー代として1枚10円をいただいております。

 

<委員>

    料金について町内、町外の区別はありますか。


<総務課>

    ありません。同じように実費負担をしていただいています。


<委員>

    資料5ページの「女性相談で相談した記録」とは差支えのない範囲でどのような請求だったのか教えていただければと思います。


<総務課>

    こちらは、保有個人情報の開示請求ということで、いわゆる自己情報、自分の情報の開示を請求されたものになります。過去に自分が相談した相談の内容、経緯等をご自身で請求されたものになります。


<委員>

    情報公開の目的はどのようなものだったのかわかりづらいと感じたのですが。



<総務課>

    情報公開に関しては、目的は求めていません。非公開事由にあたらないものについては公開していくということが条例の趣旨であるためです。

 

<委員>

    例えばDV等で避難している方々に対して、情報をストップするような何か対策はあるのでしょうか。




<総務課>

    DV等で避難している方々に対しては、別の制度にはなりますが、閲覧を制限する等の制度があります。

 

<会長>

    住民票の関係は昔と違って法令自体が厳しくなっているし、たしか法令でストップできるようになっていたと思います。



<委員>

    保有個人情報の開示請求で自分の住民票等を誰が取ったのかがわかるのでしょうか。

 

<会長>

    住民票を取るときに申請書を書くと思うので、その申請書の開示を求めることはできると思います。



<総務課>

    住民票や印鑑証明書の交付申請書の開示請求をされた方は、他人に取られていないかを心配して来られています。ただし開示の結果として、それで何かトラブルや事件があったということはないと考えています。

 

<会長>

  他にご質問はありますでしょうか。特に無いようなので質疑を終結いたします。



 


7 その他

 なし




8 閉 会


 

 


 

 

 

 

 

 

 

 



 

音声ファイル:再生する
更新日:2018年11月05日
担当:総務課 議会法務文書担当
電話(内線):0480-33-1111(214)

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