個人情報保護制度の概要・手続

　これまでの本町の個人情報保護制度については、杉戸町個人情報保護条例により本町独自のルールで運用していましたが、個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）が改正され、令和5年4月1日から全国共通のルールのもと運用されることとなりました。

　個人情報の保護に関する法律＜外部リンク＞

　杉戸町個人情報保護法施行条例＜外部リンク＞

個人情報保護制度とは

　個人情報保護制度は、町が行う個人情報の取扱いに関して必要なルールを定め、適正な個人情報の利用により町政の円滑な運営を図るとともに、個人の権利利益を保護することを目的とした制度です。

個人情報とは

　個人情報とは、生存する個人に関する情報であって、次のいずれかに該当するものをいいます。
　1　その情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるものをいいます（他の情報と容易に照合することにより特定の個人を識別することができることとなるものも含みます）。
　2　個人識別符号が含まれるもの

個人情報取扱いのルール

　町では、次のルールを定めて、皆さんのプライバシーを保護します。

1 保有・取得の制限

　町が個人情報を保有するときは、利用目的を明らかにし、必要な範囲内で保有します。また、法に基づき、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならず、適正に取得します。

2 適正な管理

　町が保有する個人情報は、必要な範囲で更新などを行い、正確で最新の状態に保ち、漏えいや紛失などのないように、杉戸町保有個人情報安全管理規程に基づき適正に管理します。 

　杉戸町保有個人情報安全管理規程[PDFファイル／312KB]

3 利用及び提供の制限

　個人情報を利用するときは、原則として、個人情報を取り扱う事務の目的以外に、利用したり、外部に提供はしません。特に必要があって、個人情報を外部に提供するときは、提供先に個人情報を適正に取り扱うよう求めます。

4 個人情報ファイル簿の作成・閲覧及び公表

　法に基づき作成が必要となる個人情報ファイル簿は、第3庁舎2階の総務課で閲覧ができるほか、ホームページでも公表しています。

　個人情報ファイル簿

5 個人情報保有等登録票の作成・閲覧

　町がどのような事務でどのような個人情報を保有、利用しているかなどを記録した「個人情報保有等登録票」を作成します。この登録票は、役場第3庁舎2階の総務課で閲覧できます。
　また、「個人情報保有等登録票」に基づき、目的外利用、外部提供に関する管理も行っています。

町が保有する個人情報の開示・訂正などを求める権利

1 開示請求

　どなたでも、町が保有する自己を本人とする個人情報の開示を請求することができます。

2 訂正請求

　開示をされた自己を本人とする個人情報に事実の誤りがあるときは、その訂正（追加や削除を含む。）の請求をすることができます。

3 利用停止請求

　開示をされた自己を本人とする個人情報の取扱いが、法に違反していると認めるときは、利用の停止や消去又は提供の停止などの請求をすることができます。

請求の手続

　役場第3庁舎2階 総務課で請求に関する受付、相談を行っています。「保有個人情報開示請求書、保有個人情報訂正請求書又は保有個人情報利用停止請求書」に記入し、提出していただきます。
　請求の際に、本人確認をしますので、マイナンバーカードや運転免許証など顔写真付の本人確認書類をお持ちください。
　また、郵送での請求も可能ですので、その際は、総務課までお問い合せください（電話番号 0480-33-1111　内線214）。

代理人による請求

　請求は代理人でも行うことができます。この場合は次の書類を提出していただきます。

法定代理人の場合

　親権者は、全部事項証明（戸籍謄本）、親権者の本人確認書類
　成年後見人は、裁判所の証明書、代理人の本人確認書類

任意代理人の場合

　本人が作成した委任状が必要です。

　委任状（個人情報に係る開示請求用）[PDFファイル／71KB]

　委任状（訂正請求用）[PDFファイル／67KB]

　委任状（利用停止請求用）[PDFファイル／66KB]

様式ダウンロード

　様式は杉戸町長あてになっていますので、請求する実施機関あてに修正してご使用ください。
　なお、実施機関は、町長、教育委員会、選挙管理委員会、公平委員会、監査委員、農業委員会及び固定資産評価審査委員会です。

　保有個人情報開示請求書[その他のファイル／109KB]
　保有個人情報開示請求書[PDFファイル／92KB]

　保有個人情報訂正請求書[その他のファイル／107KB]
　保有個人情報訂正請求書 [PDFファイル／124KB]

　保有個人情報利用停止請求書[Wordファイル／14KB]
　保有個人情報利用停止請求書​[PDFファイル／122KB]

開示・不開示の決定

　原則として、開示請求があった日から30日以内に開示するかどうかの決定をします。
　ただし、やむを得ない理由があるときは、決定期間を延長することがあります。
　開示請求があった保有個人情報に法第78条の不開示情報が含まれているときは、その全部又は一部を開示しないことがあります。

開示の実施

　個人情報の開示は、地方公共団体等行政文書の閲覧、写しの交付、視聴などの方法で行います。
　決定通知書に記載された日時と場所に決定通知書と開示請求のときに提示した本人確認書類をお持ちいただき、総務課までお越しください。
　閲覧及び視聴は無料です。
　写しの作成に要する費用は実費をいただきます。費用は次のとおりです。

　公文書（地方公共団体等行政文書）の写しの交付に要する費用等について[PDFファイル／134KB]

　なお、郵送による写しの交付を希望される場合には、送付に要する費用が必要となりますので、総務課までお問い合せください（電話番号 0480-33-111　内線214）

決定に不服がある場合には

　個人情報非開示決定等に不服があるときは、行政不服審査法に基づき、当該決定を知った日の翌日から起算して3月以内に審査請求をすることができます。
　審査請求があった場合は、学識経験者などで構成される杉戸町情報公開・個人情報保護審査会に諮問し、その答申を尊重して、再度公開できるか決定します。

担当:総務課　議会法務文書担当
電話(内線):214